The general terms and conditions of Aalbersberg Notariaat B.V. apply to all instructions accepted by Aalbersberg Notariaat B.V., subsequent instructions and all services, unless agreed otherwise in writing.
These terms are available in English and Dutch. In case of any discrepancy between the English and Dutch text, the Dutch text shall prevail.
1. Aalbersberg Notariaat B.V.
Aalbersberg Notariaat B.V., has its official seat in Amsterdam, the Netherlands, its legal successor(s) and/or the legal persons designated by it, as well as the group companies belonging to this company within the meaning of Article 2:24b Dutch Civil Code, hereafter: “AN”.
AN has the purpose of exercising the notarial legal practice as well as to provide notarial legal advice.
2. Applicability
These general terms and conditions are applicable to all instructions accepted by AN, as well as any subsequent instructions and all services. The applicability of other general terms and conditions, such as those of the client, is explicitly excluded.
Not only the office but also all legal persons and persons involved in the performance of any instructions of AN can appeal to these general terms and conditions. The stipulations in these general terms and conditions have also been made for the benefit of:
- the notaries related to AN and their heirs;
- the employees, persons and legal persons who are or have been working for AN or others who are or were in any matter related to AN, including their heirs;
- all indirect shareholders, all former indirect shareholders, former directors or former legal representatives of AN, including their heirs;
- all practices with corporate personality with which AN has or has had a management agreement, including their directors and indirect shareholders.
3. Exclusion of statutory provisions
Upon acceptance of all instructions, the provisions of articles 7:404, 7:407 paragraph 2 and 7:409 of the Dutch Civil Code are excluded.
4. Acknowledgement of instruction
The undisputed receipt of a deed, including the draft of a deed, drawn up by AN implies an acknowledgement that an instruction is given.
5. Fees and payment
Unless agreed otherwise in writing, the fee will be calculated based on the number of hours worked, multiplied by the applicable rates as will be periodically determined by AN. AN is authorized to require that an advance account be paid before the work is commenced.
The costs paid by AN on behalf of the client, including but not limited to general office expenses such as postage, telephone and photocopying costs, can be charged separately.
Invoices must be paid within fourteen (14) days of the invoice date, unless agreed or stated otherwise. If the client fails to pay within this term it will be in default and statutory default interest in accordance with Section 119(a) of Book 6 of the Dutch Civil Code will be payable. If collection measures against the defaulting client are taken, the costs in connection with this collection will be charged to the client.
AN is authorized to proceed to sending interim accounts. AN is also authorized to settle the amount owed to it or to withhold it from an amount that must be paid to the client, for example on account of surrender proceeds, a deposit or a deposit amount.
The client is aware and agrees that AN will only submit its invoices by digital means. Upon request, invoices can be delivered in writing, for which additional invoicing will be made.
6. Networks and collaboration
AN can participate in national and/or international networks or other forms of collaboration with other attorneys, notaries, tax experts or comparable professionals. If a member of such a network or co-operation is engaged with the agreement of the client, a legal relationship arises between the client and the member in question, and not with AN.
AN is not liable in any way for the members of said network or co-operation, nor can AN be bound in any way by such members.
7. Liability
Any liability is limited to the amount paid out in the relevant case by the professional liability insurance, plus the amount of the deductible that is not payable by the insurers under the conditions of the policy. Information concerning said professional indemnity insurance will be made available upon request.
If, in the performance of the services rendered or otherwise, damages are inflicted to persons or goods for which AN is liable, such liability shall be limited to the amount or amounts paid out in the particular case under the general liability insurance policy AN has entered into, plus the amount of the deductible that is payable by AN under the conditions of the policy.
If for whatever reason no amount is paid out under the abovementioned insurance policy, all liability is limited to an amount equal to three times the amount invoiced by AN in the relevant year, excluding sales tax, in the concerning matter with a maximum of ten thousand euros (€ 10,000.00).
Any claim for compensation against AN and/or against the parties mentioned in article 2 will become time-barred twelve (12) months and expires at the latest after three (3) years after the claimant-party becomes aware or should have become aware of the fact giving rise to the damage.
Any liability of AN for consequential damage is excluded.
The limitations of liability also apply if AN is held liable for damage that directly or indirectly results from the improper functioning of equipment, software, data files, registers or other items used by AN.
8. Third parties
The choice of third parties to be engaged by AN will, wherever possible, be made in consultation with the client and exercising due care. AN is not liable for any failures of these third parties. The client authorizes AN to accept any limitations of liability stipulated by third parties on its behalf.
9. Client only
The performance of the instruction given will be solely on behalf of the client. Third parties may not derive any rights from the contents of the work carried out.
10. Provision to third parties
If the client provides third parties with the contents of the work carried out for it by AN, the client will be obliged towards AN to make clear to that third party that such work was carried out under the terms of these general conditions. If a third party makes use of the contents of this work in any way, this third party will be bound by these general conditions.
11. Work without notarial deed
Also for activities that are carried out without this ultimately leading to a notarial deed, AN is authorized to charge the work to the client. The fee is then determined as stipulated above.
12. Anti-money laundering and anti-terrorist financing
The Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act applies to the services provided by AN. In that context, AN is obliged:
- to carry out customer due diligence in connection with the services to the client, including determining and verifying identity;
- to assess whether unusual transactions have been carried out or are intended;
- in such cases, to report to the Financial Intelligence Unit (FIU) without the knowledge of the parties involved in the assignment if an unusual situation or transaction occurs.
The client hereby declares to be known and to agree and to provide all necessary information without reservation.
13. Processing of data
AN may, whether or not in relation to the instructions in question, process and store the client’s personal and other data and provide this information to anyone within the AN organization, so that the instructions can be processed and for the purpose of relationship management.
14. Digital communication and data storage
The client agrees that AN may use digital means of communication and data storage services, including personal data, whether or not offered by third parties, for the purpose of communication. AN cannot be held liable for damage or loss ensuing from the use of such services.
15. Payments under deeds
A claim against AN due to the payment of money based on the legal act included in a deed cannot be assigned or pledged. AN pays only money to the person who acts as a party to the deed and/or can claim the payment based on the legal act included in the deed on the basis of the notarial professional and conduct rules, unless otherwise follows from these rules.
16. Client funds and third-party funds
In the context of executing instructions, AN may hold client funds or third-party funds for safekeeping and deposit them in a bank of their choice. AN cannot be held liable if this bank does not meet its obligations. The client indemnifies AN and the persons affiliated thereto against all claims arising from or related to the possible insolvency of the bank or financial institution at which these funds are deposited or their failure to meet their obligations.
17. Complaints and dispute settlement
The KNB Complaints and Dispute Settlement Regulations apply to the services provided by AN. See also www.knb.nl and www.degeschillencommissie.nl. The Disputes Committee for the Notarial Profession only deals with a complaint after the office complaints procedure has been completed.
18. Language
These terms and conditions are drafted in the English language. In the event of any discrepancy between this text and the Dutch text, the latter will be binding.
19. Archives and destruction of files
AN is entitled, without notice, to remove from its archives and destroy files and the documents contained therein, or have them removed or destroyed, including documents owned by the client or third parties, in the event ten (10) years or more have passed after the relevant case handled by AN has been closed. AN reserves the right to use specialized services from third parties in this removal and destruction. The client declares to be known and have approved and to indemnify AN from any liability for damage resulting from the aforementioned removal and destruction.
20. Applicable law and jurisdiction
The agreement between the client and AN will be governed by Dutch law. Any disputes will be exclusively resolved by the competent court in Amsterdam.
21. Filing and publication
These general conditions have been filed with the Registry of the District Court of Amsterdam and may be viewed on the website of AN.
DUTCH VERSION / NEDERLANDSE VERSIE
1. Aalbersberg Notariaat B.V.
Aalbersberg Notariaat B.V., gevestigd te Amsterdam, haar rechtsopvolger(s) en/of de door haar aangewezen (rechts)personen, alsmede de tot deze vennootschap behorende groepsmaatschappijen in de zin van artikel 2:24b BW, hierna: “AN”.
AN heeft tot doel de uitoefening van de notariële rechtspraktijk alsmede het verlenen van notarieel-juridisch advies.
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door AN aanvaarde opdrachten, eventuele vervolgopdrachten en alle overige dienstverlening. De toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden, zoals die van cliënt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Niet alleen het kantoor, maar ook alle rechtspersonen en personen die bij de uitvoering van enige opdracht van AN zijn ingeschakeld kunnen op deze algemene voorwaarden een beroep doen. De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van:
- de notarissen verbonden aan AN en diens erfgenamen;
- de werknemers, rechtspersonen en personen die voor AN werkzaam zijn of werkzaam zijn geweest of anderen die op enigerlei wijze verbonden waren of zijn aan AN en hun erfgenamen;
- alle middellijk aandeelhouders, alle voormalig middellijk aandeelhouders, voormalig bestuurders of voormalig gevolmachtigden en hun erfgenamen;
- alle praktijkvennootschappen met wie AN een managementovereenkomst heeft of heeft gehad, inclusief hun bestuurders en middellijk aandeelhouders.
3. Uitsluiting wettelijke bepalingen
Bij de aanvaarding van alle opdrachten is het bepaalde in de artikelen 7:404 BW, 7:407 lid 2 BW en 7:409 BW uitgesloten.
4. Erkenning opdracht
Het niet-weersproken in ontvangst nemen van een door AN opgemaakte conceptakte impliceert de erkenning van het verlenen van een opdracht.
5. Honorarium en betaling
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld aan de hand van de gewerkte uren vermenigvuldigd met de toepasselijke tarieven zoals die door AN periodiek zullen worden vastgesteld. AN is bevoegd om te verlangen dat een voorschotrekening wordt voldaan alvorens met de werkzaamheden wordt aangevangen.
De door AN ten behoeve van de opdrachtgever betaalde kosten, waaronder algemene kantoorkosten zoals porti, telefoon- en kopieerkosten, kunnen separaat in rekening worden gebracht.
Betaling van declaraties dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij anders is overeengekomen of anders vermeld. Bij overschrijding van deze termijn is de opdrachtgever in verzuim en is de wettelijke vertragingsrente van artikel 6:119a BW verschuldigd. Indien invorderingsmaatregelen tegen de in verzuim zijnde opdrachtgever worden getroffen, komen de kosten vallende op de invordering voor rekening van de opdrachtgever.
AN is bevoegd om tot het verzenden van tussentijdse rekeningen over te gaan. AN is tevens bevoegd het aan haar verschuldigde bedrag te verrekenen met of in te houden op een bedrag dat aan de opdrachtgever voldaan dient te worden, bijvoorbeeld uit hoofde van een verkoopopbrengst, een waarborgsom of een depotbedrag.
Opdrachtgever is ermee bekend en stemt ermee in dat AN haar declaraties uitsluitend langs digitale weg aanlevert. Op verzoek kunnen declaraties schriftelijk worden bezorgd, waarvoor aanvullend zal worden gefactureerd.
6. Netwerken en samenwerking
AN kan deelnemen aan internationale of nationale netwerken of andere vormen van samenwerking met andere advocaten, notarissen, fiscalisten of vergelijkbare professionele dienstverleners. In het geval een lid van een dergelijk netwerk of samenwerking in overleg met opdrachtgever wordt ingeschakeld, komt een rechtsverhouding tussen opdrachtgever en het betreffende lid tot stand en niet met AN.
AN is niet aansprakelijk voor leden van een dergelijk netwerk of samenwerking, noch kan AN op enige wijze worden gebonden door leden daarvan.
7. Aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraars is. Gegevens betreffende de beroepsaansprakelijkheid zijn op verzoek beschikbaar.
Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht of anderszins schade aan personen of goederen wordt toegebracht waarvoor AN aansprakelijk is, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door AN afgesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, met inbegrip van het eigen risico dat AN in verband met die verzekering draagt.
Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens bovengenoemde verzekeringen mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag gelijk aan drie maal het bedrag dat AN in het betreffende jaar, exclusief omzetbelasting, heeft gefactureerd in de betreffende kwestie met een maximum van tienduizend euro (€ 10.000,00).
Elke vordering tot schadevergoeding jegens AN en/of jegens de in artikel 2 genoemde rechtspersonen verjaart twaalf (12) maanden en vervalt uiterlijk na drie (3) jaren nadat de gelaedeerde partij op de hoogte was of behoorde te zijn van het schade toebrengend feit.
Iedere aansprakelijkheid van AN voor gevolgschade is uitgesloten.
De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook als AN aansprakelijk wordt gesteld voor schade die direct of indirect voortvloeit uit het niet deugdelijk functioneren van apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken.
8. Derden
De keuze van door AN in te schakelen derden zal, waar mogelijk, geschieden in overleg met de opdrachtgever met inachtneming van de nodige zorgvuldigheid. AN is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden. De opdrachtgever machtigt AN eventuele door derden bedongen aansprakelijkheidsbeperkingen namens hem te aanvaarden.
9. Uitsluitend ten behoeve van opdrachtgever
De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen.
10. Verstrekking aan derden
Indien de opdrachtgever de inhoud van de door AN voor hem verrichte werkzaamheden aan derden verstrekt, is de opdrachtgever jegens AN gehouden die derde erop te wijzen dat die werkzaamheden werden verricht onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden. Indien een derde van de inhoud van die werkzaamheden gebruik maakt, is die derde aan de inhoud van deze algemene voorwaarden gebonden.
11. Werkzaamheden zonder notariële akte
Ook voor werkzaamheden die verricht worden zonder dat deze uiteindelijk leiden tot een notariële akte, is AN bevoegd de werkzaamheden bij de opdrachtgever in rekening te brengen. Het honorarium wordt daarbij vastgesteld als hiervoor bepaald.
12. Wwft
Op de dienstverlening van AN is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme van toepassing. In dat kader is AN onder meer verplicht:
- in verband met de dienstverlening aan de opdrachtgever een cliëntenonderzoek uit te voeren, waaronder het vaststellen en verifiëren van de identiteit;
- na te gaan of van verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties sprake is;
- in voorkomende gevallen zonder medeweten van de bij de opdracht betrokken partijen melding bij de Financial Intelligence Unit (FIU) te maken als zich een ongebruikelijke situatie of transactie voordoet.
De opdrachtgever bevestigt hiermee bekend en akkoord te zijn en alle benodigde gegevens zonder voorbehoud te zullen verstrekken.
13. Verwerking van gegevens
AN mag, al dan niet in verband met de opdracht, de persoonsgegevens en overige gegevens van de opdrachtgever verwerken, bewaren en ter kennis brengen van een ieder binnen de organisatie van AN in verband met de behandeling van de opdracht en ten behoeve van haar relatiebeheer.
14. Digitale communicatie en opslag
De opdrachtgever stemt ermee in dat AN bij communicatie, alsmede verwerking en opslag van data, waaronder persoonsgegevens, gebruik maakt van al dan niet door derden aangeboden digitale communicatiemiddelen en digitale diensten voor opslag van gegevens. AN is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dergelijke diensten.
15. Uitbetaling van gelden
Een vordering op AN vanwege de uitbetaling van geld op grond van de rechtshandeling die in een akte is opgenomen, kan niet worden gecedeerd of verpand. AN betaalt op grond van de notariële beroeps- en gedragsregels alleen geld uit aan degene die als partij optreedt bij de akte en/of aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is opgenomen, behalve als uit deze regels anders voortvloeit.
16. Derdengelden
AN is bevoegd om in het kader van de uitvoering van een opdracht gelden van opdrachtgevers of derden onder zich te houden en te storten bij een door haar gekozen bank. AN is niet aansprakelijk als deze bank haar verplichtingen niet nakomt. De opdrachtgever vrijwaart AN en de in artikel 2 genoemde rechtspersonen tegen alle aanspraken die voortvloeien uit of verband houden met de eventuele insolventie of het niet nakomen van verplichtingen door de bank.
17. Klachten- en geschillenregeling
Op de dienstverlening van AN is de Verordening Klachten- en geschillenregeling Notariaat van de KNB van toepassing. Zie ook www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl. De Geschillencommissie Notariaat neemt een klacht pas in behandeling nadat de kantoorklachtenregeling is doorlopen.
18. Taal
Deze algemene voorwaarden bestaan ook in de Engelse taal. In geval van verschil tussen die tekst en de Nederlandse tekst, is deze laatste bindend.
19. Archief en vernietiging van dossiers
AN heeft het recht om dossiers en alle zich daarin bevindende stukken, inclusief stukken die in eigendom toebehoren aan de opdrachtgever en/of derden, indien tien (10) jaren of meer zijn verstreken na het afsluiten van een zaak die bij AN in behandeling is geweest, zonder verdere aankondiging uit de archieven te doen verwijderen en vernietigen. AN behoudt zich het recht voor bij deze verwijdering en vernietiging gebruik te maken van gespecialiseerde diensten van derden. De opdrachtgever bevestigt hiermee bekend en akkoord te zijn en AN te vrijwaren van elke vorm van aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit voornoemde verwijdering en vernietiging.
20. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
De overeenkomst tussen de opdrachtgever en AN is onderworpen aan Nederlands recht. Eventuele geschillen zullen uitsluitend door de bevoegde rechter te Amsterdam worden beslecht.
21. Depot en raadpleging
Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de Rechtbank te Amsterdam en kunnen ook worden geraadpleegd op de website van AN.
